Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

Настоящая Политика составлена в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» и применяется к обработке персональных данных в сервисе Толкис, включая сайт tolkis.ru, поддомены, веб-приложение, API и клиентские приложения.

Используя сервис, создавая учетную запись, включая транскрибацию, перевод, саммари, обратную связь или рассылку, пользователь подтверждает, что ознакомился с Политикой. Если пользователь передает в сервис речь, записи или тексты других лиц, он отвечает за наличие законного основания для такой передачи и информирование участников разговора.

2. Какие данные мы обрабатываем

Данные учетной записи и входа

• адрес электронной почты, имя, фамилия или отображаемое имя, язык и настройки интерфейса;
• идентификаторы и технические сведения от поставщиков входа через Google, Microsoft или Apple, если пользователь выбирает такой способ авторизации;
• хэш пароля, коды и статусы подтверждения email, данные многофакторной аутентификации, refresh-сессии, cookies и иные токены безопасности;
• фотография профиля или ссылка на нее, если она передана поставщиком авторизации.

Данные встреч и контента

• параметры сессии: дата и время начала и завершения, длительность, выбранные языки, статус перевода, метка микрофона, настройки записи и приложения;
• текст транскрипта, перевода, предпросмотра, саммари, протокола, подсказок ответа, поисковые документы и связанные технические метаданные;
• аудиопоток, который передается для распознавания речи в момент работы функции транскрибации. Если отдельная функция записи включена в клиентском приложении, аудиофайл может сохраняться локально на устройстве пользователя или обрабатываться в рамках выбранной функции.

Платежные, продуктовые и технические данные

• тариф, статус подписки, период действия, лимиты, события использования минут, сведения о последнем успешном платеже, если платежная функция подключена;
• обращения в поддержку и beta feedback: текст сообщения, категория, страница, язык, версия приложения, user-agent, вложения и адрес электронной почты для ответа;
• данные рассылок: подписка на новости, токен отписки, статус доставки письма и ошибки доставки;
• IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, cookies, события входа, открытия приложения, начала и завершения встречи, удаления сессии, генерации саммари, протокола и иных функций.

3. Цели обработки

• создание и обслуживание учетной записи, вход в сервис, защита сессий и подтверждение личности пользователя;
• распознавание речи, перевод, формирование саммари, протоколов, подсказок и истории встреч;
• поиск по сохраненным встречам и восстановление пользовательского контекста между устройствами;
• учет лимитов, тарифов, подписок и использования функций сервиса;
• поддержка пользователей, обработка отзывов, исправление ошибок и улучшение качества продукта;
• отправка сервисных сообщений, уведомлений безопасности и рассылок, если пользователь подписался на них;
• предотвращение злоупотреблений, расследование инцидентов, выполнение требований закона и защита прав Оператора.

4. Правовые основания

Оператор обрабатывает персональные данные на основании согласия пользователя, необходимости исполнения пользовательского соглашения или договора, законного интереса Оператора в обеспечении работоспособности и безопасности сервиса, а также требований применимого законодательства.

Специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные целенаправленно не запрашиваются. Если такие сведения случайно попадают в речь, транскрипт или загруженный пользователем контент, они обрабатываются только в пределах выбранной пользователем функции и на основании предоставленного им материала.

5. Передача третьим лицам

Для работы сервиса Оператор может привлекать поставщиков инфраструктуры, почтовых сервисов, платежных сервисов, систем авторизации, распознавания речи, перевода и генерации текстов. Им передается только тот объем данных, который необходим для выполнения конкретной функции.

• поставщики авторизации Google, Microsoft и Apple участвуют в регистрации и входе, если пользователь выбирает соответствующий способ;
• поставщики AI, STT и перевода могут получать аудиофрагменты, текст транскрипта или контекст встречи для распознавания, перевода, саммари, протокола и подсказок;
• поставщики email и платежной инфраструктуры могут обрабатывать адреса, статусы доставки и платежные события;
• хостинг, базы данных, мониторинг и резервное копирование используются для хранения и устойчивой работы сервиса.

Если при оказании услуг требуется трансграничная передача персональных данных, Оператор осуществляет ее с учетом требований законодательства Российской Федерации и применяет договорные, технические и организационные меры защиты.

6. Хранение и защита

Данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, пользовательские настройки, договорные отношения, требования закона и защита законных интересов Оператора. Пользователь может удалить отдельные встречи или запросить удаление учетной записи, если иное не требуется законом.

• пароли хранятся в виде хэшей, а не открытого текста;
• содержимое встреч защищается шифрованием, разграничением доступа и техническими мерами безопасности;
• доступ к рабочим системам ограничивается по ролям и используется только для поддержки, безопасности и обслуживания сервиса;
• логи, резервные копии и события безопасности хранятся в разумные сроки, необходимые для диагностики, предотвращения злоупотреблений и восстановления сервиса.

Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с учетом требований статьи 18 Федерального закона N 152-ФЗ.

7. Cookies и технические идентификаторы

Сервис использует cookies и аналогичные технологии для входа в учетную запись, сохранения сессии, выбранной темы, языка, настроек интерфейса, защиты от злоупотреблений и диагностики ошибок. Пользователь может ограничить cookies в настройках браузера, но часть функций после этого может работать некорректно.

8. Права пользователя

Пользователь вправе запросить сведения об обработке его персональных данных, потребовать уточнения, блокирования или удаления данных, отозвать согласие, отказаться от рассылки, удалить встречу или учетную запись, а также обжаловать действия Оператора в уполномоченный орган или суд.

Для обращения напишите на mail@tolkis.ru. В запросе нужно указать email учетной записи и суть требования. Оператор может запросить дополнительную информацию, если это необходимо для подтверждения личности заявителя.